Plantilla gratis para controlar bonos y pagos

Equipo Katen · Actualizado el 6 de octubre de 2026

Si vendes bonos de sesiones, tarde o temprano necesitas responder tres preguntas sin dudar: cuántas sesiones le quedan a cada cliente, quién te debe dinero y a quién le caduca el bono. Una hoja de cálculo bien montada responde a las tres. Esta plantilla ya viene montada: la descargas, vacías los ejemplos y empiezas.

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Gratis, sin registro. Funciona en Excel y Google Sheets.

Qué incluye

El archivo tiene cuatro hojas, pensadas para que solo tengas que rellenar datos:

Resumen. Lo primero que ves al abrirla: el total pendiente de cobro y cuántos bonos tienen una sesión o menos. También trae tres líneas de instrucciones.
Clientes. Nombre, teléfono, email y notas. Es la lista de la que luego eliges al apuntar cada bono.
Bonos. Una fila por bono vendido: cliente, tipo, sesiones incluidas, fecha de compra, caducidad si la hay, precio y lo que ya ha pagado. La hoja calcula sola lo que queda por pagar, las sesiones usadas y las que quedan. Lo que debe se marca en rojo, y los bonos casi agotados, en ámbar.
Sesiones. Una fila por sesión: eliges el bono, pones la fecha y marcas si fue hecha, cancelada a tiempo o falta sin avisar.

Vienen tres bonos y seis sesiones de ejemplo, en gris y cursiva, para que veas cómo se rellenan y cómo funcionan las fórmulas. Cuando tengas los tuyos, vacía las celdas en gris en lugar de eliminar las filas. En Bonos son solo las columnas A a H: Pendiente, Sesiones usadas y Sesiones restantes llevan fórmulas y se rellenan solas.

Cómo usarla paso a paso

Abre el archivo y mira la hoja Resumen para entender qué se calcula.
En Clientes, vacía las celdas de ejemplo y apunta a tus clientes. Basta con el nombre; el resto es opcional.
En Bonos, añade una fila cada vez que vendas un bono. Ponle un número propio (B-001, B-002…), elige al cliente de la lista, indica cuántas sesiones incluye, el precio y lo que ha pagado hasta ahora.
Si el bono tiene fecha de caducidad, apúntala en su columna. Si no caduca, déjala en blanco. Cuando la fecha ya ha pasado, la celda se pone en rojo claro.
Después de cada sesión, ve a Sesiones y añade una fila con el número de bono, la fecha y el estado. Con eso, las sesiones usadas y las que quedan se actualizan solas.
Cuando un cliente te pague, sube la cifra de la columna «Pagado». Si paga todo, el aviso rojo desaparece.
Una vez por semana, abre Resumen y revisa a quién tienes que cobrar y a quién le queda exactamente una sesión (esa celda se marca en ámbar).

Un detalle sobre las ausencias: la plantilla cuenta como usadas las sesiones hechas y las faltas sin avisar, y no cuenta las canceladas a tiempo. Es una regla habitual, pero es tuya: si en tu estudio funciona distinto, cambia las dos fórmulas de la columna «Sesiones usadas».

Las fórmulas y las listas desplegables están preparadas hasta la fila 1000. Si necesitas más, copia la última fila hacia abajo y se arrastran con ella; los totales de Resumen cuentan toda la columna.

Consejos para que la hoja no se te descontrole

Apunta la sesión el mismo día. Dos minutos al terminar son mucho menos que reconstruir la semana el domingo de memoria.
Un número de bono, siempre el mismo. Si lo escribes distinto en Bonos y en Sesiones, las cuentas no encajan. Por eso el campo es una lista desplegable: elígelo de ahí en lugar de teclearlo.
No borres bonos antiguos. Aunque estén agotados, son tu historial. Si la hoja se hace larga, usa un filtro para ocultarlos.
Guarda una copia. Una vez al mes, duplica el archivo con la fecha en el nombre. Si algún día se corrompe una fórmula, tendrás de dónde volver.

Dónde se queda corta una hoja de cálculo

Una plantilla como esta es un buen punto de partida, y para pocos clientes puede ser todo lo que necesitas. Pero tiene límites que conviene conocer antes de que te cuesten tiempo:

Todo se apunta a mano. Cada sesión es una fila que alguien tiene que escribir. Un día cargado, se te pasa; y una sesión sin apuntar es un saldo que ya no cuadra.
Tu cliente no ve su saldo. La hoja la ves tú. Cuando alguien pregunta «¿cuántas sesiones me quedan?», tienes que abrir el archivo y contestarle. En Katen, cada cliente ve su próxima sesión y su bono restante en su propia app, y las sesiones se descuentan solas del bono.
No avisa a nadie. La hoja pinta una celda de color, pero no recuerda una sesión a tu cliente ni te escribe cuando alguien debe dinero. Katen envía recordatorios de sesión por email de forma automática.
Las reservas van por otro lado. La hoja no tiene agenda. Las reservas siguen llegando por mensajes y tienes que pasarlas a mano. En Katen los clientes reservan desde su app, dentro de los plazos de reserva y cancelación que decides tú.
Una persona a la vez. Si trabajas con más gente, compartir un archivo significa pisarse los cambios o preguntarse cuál es la última versión.

Cuándo pasar a un programa

No hay un número mágico, pero estas señales suelen aparecer a la vez:

Pasas más tiempo actualizando la hoja que entrenando, o te das cuenta de que llevas días sin apuntar sesiones.
Tus clientes te preguntan con frecuencia cuánto les queda o si ya han pagado.
Has tenido un error de saldo: una sesión de más, un cobro olvidado, un bono caducado sin que nadie lo notara.
Quieres que tu equipo vea y modifique lo mismo, sin pasar el archivo de mano en mano.

Cuando eso ocurra, el cambio es menos traumático de lo que parece: ya tienes tus clientes y tus bonos ordenados, que es justo lo que hay que dar de alta. Puedes ver cómo lo resuelve Katen en la página de gestión de bonos, con bonos de sesiones o mensuales que se descuentan solos, y en la de control de pagos de clientes, donde ves los pagos pendientes, registras cada cobro y emites el recibo.

Mientras tanto, usa la plantilla sin remordimientos: una hoja ordenada es mucho mejor que una libreta o que la memoria. Y si te sirve, compártela con quien lo necesite.